Ежегодно Псковская областная универсальная научная библиотека инициирует проведение месячника контроля учета и отчетности в муниципальных библиотеках (Месячник) Псковской области.
В 2019 году для проведения месячника не была установлена точная дата его проведения. Каждая муниципальная библиотека выбрала для себя удобный график его проведения.
Отделом координации деятельности библиотек области ГБУК «ПОУНБ» было разработано методическое письмо «Месячник контроля учета и отчетности в муниципальных библиотеках», в котором были прописаны регламенты статистической деятельности, правильность подсчета данных для формы 6-НК и сделан упор на исправление повторяющихся из года в год ошибок.
В целях дальнейшего совершенствования механизма управленческого учета приемов и методов учетной и статистической работы руководителями библиотек были изданы приказы о проведении месячника и созданы рабочие группы для всестороннего анализа деятельности библиотек.
В месячнике приняли участие 23 муниципальных района - 203 библиотеки (68% библиотек), из них в 164 сельских (66%). Палкинский и Пыталовский районы не смогли принять участие, т.к. им не был выделен транспорт для посещения сельских библиотек.
В Гдовском, Новоржевском, Красногородском и Пустошкинском районах проверки были проведены на основании учетных документов (сельские библиотекари привозили в районную библиотеку документы по учету работы, формуляры читателей).
В условиях отсутствия транспорта такая форма участия в мониторинге становится очень актуальной. Например, в Пустошкинском районе при подведении итогов работы за 6 месяцев и за 9 месяцев 2019 года были проверены отчёты на предмет полноты (соответствия форме 6-НК) и достоверности учета и отчетности.
Проверки учета и отчетности в библиотеках муниципальных образований проводились в соответствии с ГОСТами системы «СИБИД»:
ГОСТ 7.100 – 2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».
ГОСТ 7.0.20-2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления»;
ГОСТ Р7.0.87-2018 «Книжные памятники. Общие требования»; ГОСТ Р7.100-2018 «Библиографическое описание. Библиографическая запись. Общие требования и правила составления»
ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»;
ГОСТ Р7.0.102-2018 «Профиль комплектования фондов научных библиотек. Структура. Индикаторы поступления документов»;
ГОСТ Р7.0.103-2018 «Библиотечно-информационное обслуживание. Термины и определения».
В ряде библиотек были проведены обучающие семинары, консультации, изданы методические материалы:
В Дновском, Новоржевском, Опочецком, Себежском районах были проведены обучающие семинары для сельских библиотекарей
В Красногородской районной библиотеке проведено заседание школы непрерывного образования.
В Плюсской ЦРБ была организована производственная учеба сотрудников ЦРБ по теме «Учет как основа выполнения муниципального задания» и для сельских библиотекарей проведено практическое занятие по учету выставочной и массовой работы в библиотеках района, заполнению паспортов мероприятий, учету справок, заполнению листков возврата литературы.
В Печорском районной библиотеке главный библиограф Куденкова Л.Л. разработала информационный бюллетень: «Информационно-библиографическое обслуживание в библиотеке», в котором очень подробно рассмотрены все виды справок, а также приведены примеры, даны рекомендации по ведению журнала. Заведующая методическим отделом Дроздова Е.В. подготовила электронную презентацию «Давайте разбираться: Электронные документы на съемных носителях и электронные сетевые документы». Цель данной презентации – уточнить и закрепить понятие «электронный документ»: каким он бывает и как учитывается при обращении к нему пользователя.
В ходе проверок обнаружено следующее:
- ·практически во всех библиотеках правильно заполняются разделы дневника учета библиотечной работы: «Учет перерегистрации читателей», «Учет посещений», «Учет книговыдачи», «Учет массовой работы»;
- ·во всех структурных подразделениях имеются Дневники работы (взрослые и детские), формуляры читателей, документы на передвижки, Тетради учета ежедневной статистики;
- ·графы Дневников работы в библиотеках соответствуют форме 6-НК;
- ·читатели записываются в районную библиотеку и отделение по работе с детьми на основании Договора на обслуживание при предъявлении паспорта. Все Договора пронумерованы и хранятся в металлических сейфах;
- ·в сельских библиотеках - филиалах персональные данные пользователя вносятся в формуляры, которые хранятся в шкафах, недоступных для пользователей;
- ·учет книгонош ведется в отдельной тетради. Свое согласие получать литературу через книгоношу читатель подтверждает личной подписью в читательском формуляре;
- ·на пункты внестационарного обслуживания имеются договоры, доверенности, тетради учета читателей и книговыдачи, дневники, отчеты;
- ·в каждой библиотеке ведётсяучет книжного фонда: оформляются поступившие документы, составляются акты взамен утерянных книг, а также устаревших по содержанию и по ветхости, вносится соответствующая запись в книгу суммарного учета;
- ·ведётся регулярная работа с каталогами и картотеками.
Наиболее типичные замечания по учету и отчетности, характерные для большинства библиотек:
·в некоторых библиотеках не всегда заполняются паспорта выставок;
- ·не учитывается книговыдача с выставок (по формуле);
- ·картотека читательского спроса ведётся нерегулярно;
- ·оформление дневников: встречаются арифметические и грамматические ошибки;
- ·учётные документы по работе с фондом: несвоевременное заполнение инвентарных книг, книг суммарного учёта, не все акты на списание литературы отмечены в инвентарных книгах, не изъяты карточки книг, списанных из каталогов;
- ·книжный фонд расставлен с нарушениями в алфавите;
- ·нарушения в ведении документации по учету работы библиотечных пунктов и передвижек;
- ·не учитывается выдача периодических (и в т. ч. профессиональных) изданий, используемых работниками культуры в своей профессиональной деятельности.
Таким образом, в ходе месячника контроля учета и отчетности библиотечные работники района повысили свою квалификацию в части соблюдения ГОСТов, системы учета и отчетности. Проведенная проверка показала, что во всех библиотеках района ведется учет показателей установленного образца (форма 6-НК). В тоже время на методических советах районных библиотек был выработан ряд предложений и замечаний:
·по итогам месячника составлены справки по отчетной деятельности каждой библиотеки. Разработаны рекомендации по устранению ошибок (Великолукский район);
- ·проведены заседание методического совета по результатам проверок в рамках месячника (Бежаницкий, Гдовский, Куньинский, Локнянский, Опочецкий, Порховский, Пушкиногорский, Струго-Красненский районы);
- ·для библиотечных специалистов МБУК «Культура и досуг» (Невельский район) предложено включить в программу школы непрерывного образования более углубленное изучение библиотечных стандартов, особенно для группы начинающих библиотекарей.
В ходе проведенного месячника контроля учета и отчетности не было выявлено серьезных несоответствий ГОСТам. Повторяющихся ошибок из года в год при учете и отчетности, практически, не осталось. Это говорит о том, что проводится своевременная и планомерная работа с библиотечными специалистами. Ведь итоги деятельности библиотек за определенный период, данные учета и отчетности позволяют создать информационную базу данных, как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений.